Πολιτική Απορρήτου Διαχείρισης Προσλήψεων – Recruitment Privacy Policy

Α. Γενικά – Τρόπος και Μέσα συλλογής Προσωπικών Δεδομένων.

α. Η Εταιρεία ενθαρρύνει όλους όσους επιθυμούν να μοιραστούν το όραμα της δημιουργικότητας και τις προκλήσεις του χώρου της διαφήμισης και της επικοινωνίας και να εργαστούν μαζί για αυτό. Για την διερεύνηση της δυνατότητας συνεργασίας, συλλέγει τα απαραίτητα προσωπικά στοιχεία και πληροφορίες των υποψήφιων για συνεργασία, ενδιαφερόμενων, κλπ (Ενδιαφερόμενος/ Ενδιαφερόμενοι).

β. Η Εταιρεία δεσμεύεται να διασφαλίσει ότι τα προσωπικά στοιχεία, πληροφορίες και δεδομένα των Ενδιαφερόμενων, προστατεύονται. Η παρούσα πολιτική ενημέρωσης προστασίας απορρήτου (μαζί με τα λοιπά έγγραφα που αναφέρονται σε αύτη), καθορίζει την βάση της επεξεργασίας των προσωπικών στοιχείων που οι Ενδιαφερόμενοι παρέχουν στην Εταιρεία ή λαμβάνει για αυτούς, σε σχέση με την διαδικασία προσλήψεων που εφαρμόζει. Η Εταιρεία επανεξετάζει και επικαιροποιεί την παρούσα πολιτική απορρήτου, όποτε κρίνει αυτό αναγκαίο.

γ. Υπεύθυνος Επεξεργασίας (Controller) των προσωπικών στοιχείων των Ενδιαφερόμενων είναι η Εταιρεία. Την διαχείριση του προσωπικού της και την επεξεργασία των αιτήσεων πρόσληψης/συνεργασίας που υποβάλλουν οι Ενδιαφερόμενοι με σκοπό την ενδεχόμενη συνεργασία τους με την Εταιρεία η τελευταία έχει αναθέσει στην εταιρεία «Bold Ogilvy Ανώνυμη Εταιρεία Επικοινωνίας», την οποία χρησιμοποιεί ως Εκτελούντα την Επεξεργασία (Processor). Παράλληλα, για την διευκόλυνση της διαδικασίας προσλήψεων η Εταιρεία χρησιμοποίει την ηλεκτρονική πλατφόρμα «workable» που παρέχεται από την «Workable Software Limited» (www.workable.com) με έδρα το Ηνωμένο Βασίλειο, την οποία χρησιμοποιεί ως Εκτελούντα την Επεξεργασία (Processor) για την επεξεργασία των προσωπικών στοιχείων των Ενδιαφερόμενων.

Η Εταιρεία ενδέχεται να χρησιμοποιήσει και άλλους Εκτελούντες την Επεξεργασία για την διαχείριση και επεξεργασία των δεδομένων των Ενδιαφερόμενων, τα στοιχεία των οποίων θα γνωστοποιήσει.

δ. Η εκ μέρους κάθε Ενδιαφερόμενου γνωστοποίηση των προσωπικών του πληροφοριών, πραγματοποιείται: (i) μέσω της διαδικτυακής πλατφόρμας συλλογής, διαχείρισης και αρχειοθέτησης βιογραφικών σημειωμάτων/αιτήσεων προσλήψεων και προσωπικού «workable.com» στην οποία οι Ενδιαφερόμενοι αποστέλλουν τα δεδομένα τους για την πλήρωση συγκεκριμένης θέσης προκειμένου να ανταποκριθούν σε συγκεκριμένη δημοσιευμένη αγγελία στην πλατφόρμα«workable.com» και (ii) με κάθε άλλο αποδεκτό στις συναλλαγές τρόπο (π.χ. αυτοπροσώπως με συνέντευξη, κλπ).

ε. Η εκ μέρους κάθε Ενδιαφερόμενου υποβολή αίτησης για θέση εργασίας και γνωστοποίηση των προσωπικών του πληροφοριών με τους παραπάνω υπό Α.δ τρόπους, προϋποθέτει την εκ μέρους του γνώση, κατανόηση και αποδοχή των όρων της παρούσας πολιτικής απορρήτου. Περαιτέρω η γνωστοποίηση των προσωπικών του δεδομένων και πληροφοριών με τον παραπάνω υπό Α.δ.(i) τρόπο, συνεπάγεται και την εκ μέρους του γνώση και αποδοχή των όρων χρήσης και λειτουργίας (Terms & Conditions), πολιτικής απορρήτου (Privacy Notice) και της πολιτικής διαχείρισης απορρήτου προσλήψεων (Recruitment Privacy Notice Template) της διαδικτυακής πλατφόρμας «workable.com», που αυτή έχει θεσπίσει.

Β. Προσωπικά Δεδομένα που συλλέγονται

α. Η Εταιρεία συλλέγει τις προσωπικές πληροφορίες που χορηγεί ο Ενδιαφερόμενος, μόνο με τους παραπάνω υπό Α.δ, τρόπους και δεν δέχεται ούτε τηρεί βιογραφικά σημειώματα ή/και λοιπές πληροφορίες των Ενδιαφερόμενων που χορηγούνται άλλως. Σε περίπτωση που από παραδρομή υποβληθεί τέτοιο στοιχείο, διαγράφεται ή καταστρέφεται αντίστοιχα, πάραυτα.

β. Η συλλογή, τήρηση, και γενικά επεξεργασία των πληροφοριών των Ενδιαφερόμενων, πραγματοποιείται από εξουσιοδοτημένους εκπροσώπους και συνεργάτες (υπό Α. γ) της Εταιρείας, σύμφωνα με την διαβαθμισμένη εξουσιοδότηση πρόσβασης που παρέχεται σε αυτούς, κατά τις πολιτικές και διαδικασίες που τηρεί.

γ. Για την υποβολή αίτησης για πρόσληψη/συνεργασία με την Εταιρεία χρειάζεται η αποστολή σύντομου βιογραφικού σημειώματος του Ενδιαφερόμενου που μπορεί να πραγματοποιηθεί με τους παραπάνω υπό Α.δ, τρόπους. Τα στοιχεία που πρέπει να περιλαμβάνει το βιογραφικό σημείωμα του Ενδιαφερόμενου για να μπορεί να αξιολογηθεί επαρκώς, είναι τα συνήθη για τον σκοπό αυτό και ειδικότερα: ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail), διεύθυνση κατοικίας ή μόνιμης διαμονής, αριθμός τηλ. επικοινωνίας, ιστορικό εκπαίδευσης και τυχόν προηγούμενης εργασιακής εμπειρίας καθώς και κάθε άλλη κατά την κρίση του Ενδιαφερόμενου χρήσιμη για την αξιολόγησή του πληροφορία. (Η αποστολή φωτογραφίας ή η ένθεσή της στο βιογραφικό, δεν είναι απαραίτητη). Οι εξουσιοδοτημένοι εκπρόσωποι/συνεργάτες Εταιρείας στην οποία απευθύνεται το αίτημα του Ενδιαφερόμενου, μπορεί να του ζητήσουν πρόσθετες πληροφορίες για την αξιολόγηση του ή/ και για την υποβολή πρότασης συνεργασίας.

δ. Κάθε Ενδιαφερόμενος μπορεί να αποφασίσει να μην παρέχει συγκεκριμένες πληροφορίες ή να ζητήσει να διαγραφούν πληροφορίες που έχει χορηγήσει προηγουμένως. Στην περίπτωση αυτή, ενδέχεται, να μην έχει την δυνατότητα συνεργασίας με την Εταιρεία.

Γ. Χρήση των προσωπικών πληροφοριών / δεδομένων.

α. Το έννομο συμφέρον της Εταιρείας για την πρόσληψη του κατάλληλου προσωπικού είναι η νόμιμη βάση συλλογής και επεξεργασίας των προσωπικών στοιχείων των Ενδιαφερόμενων. Η Εταιρεία χρησιμοποιεί τις προσωπικές πληροφορίες που παρέχει ο Ενδιαφερόμενος, με τους εξής τρόπους: (i) για την εύρεση των κατάλληλων υποψηφίων για την στελέχωση της , (ii) για την εξέταση και αξιολόγηση της αίτησης του Ενδιαφερόμενου για συνεργασία με την Εταιρεία, (iii) για την επικοινωνία μαζί του για την διερεύνηση της δυνατότητας συνεργασίας ή/και την πορεία του αιτήματος του, για χορήγηση πρόσθετων στοιχείων, για πρόσκληση σε προσωπική συνέντευξη, (iv) για την υποβολή πρότασης συνεργασίας, (v) για την ενημέρωση του Ενδιαφερόμενου για άλλες ευκαιρίες εργασίας ή συνεργασίας (vi) για να απαντήσει στα ερωτήματα ή/και αιτήματά του Ενδιαφερόμενου και (vii) για να ενημερώνει τον Ενδιαφερόμενο για τυχόν αλλαγές στις πολιτικές, στους όρους και τις διαδικασίες του και για λοιπές πληροφορίες που πρέπει να του γνωστοποιήσει. Στις περιπτώσεις αυτές, η επικοινωνία θα πραγματοποιείται αποκλειστικά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στην ηλεκτρονική διεύθυνση (e-mail) που ο Ενδιαφερόμενος έχει γνωστοποιήσει.

β. Η επικοινωνία με τον Ενδιαφερόμενο για τους αμέσως παραπάνω σκοπούς, προϋποθέτει την εκ μέρους του γνώση, κατανόηση και αποδοχή των όρων της παρούσας πολιτικής και την σχετική ρητή σύμφωνη γνώμη του για την επικοινωνία της Εταιρείας με τον Ενδιαφερόμενο με σκοπό την ενδεχόμενη διεύρυνση της μεταξύ τους συνεργασίας και την χορήγηση επιπρόσθετων πληροφοριών για τον σκοπό αυτό. Σε αντίθετη περίπτωση όσα τυχόν προσωπικά στοιχεία και πληροφορίες έχει διαβιβάσει ο Ενδιαφερόμενος, θα διαγραφούν άμεσα από τα συστήματα και αρχεία της Εταιρείας όπως έχει υποχρέωση.

γ. Τα προσωπικά στοιχεία του Ενδιαφερόμενου, ενδέχεται να διαβιβαστούν: (i) σε θυγατρικές ή συνδεδεμένες επιχειρήσεις της Εταιρείας που ενδιαφέρονται για πρόσληψη προσωπικού, (ii) σε τρίτους συνεργάτες (εκτελούντες την επεξεργασία) της Εταιρείας που παρέχουν υπηρεσίες αξιολόγησης, διαχείρισης και επεξεργασίας αιτήσεων πρόσληψης, που αποκτούν πρόσβαση στα δεδομένα που είναι απαραίτητα για την εκτέλεση των υπηρεσιών τους, υποχρεούμενοι να τα τηρούν εμπιστευτικά και να τα επεξεργάζονται σύμφωνα με τις οδηγίες της Εταιρείας και την παρούσα πολιτική απορρήτου.

δ. Κάθε Ενδιαφερόμενος με την υποβολή των προσωπικών του στοιχείων ως άνω, συμφωνεί με την διαβίβαση, αποθήκευση και επεξεργασία τους, όπως περιγράφεται στην παρούσα πολιτική.

Δ. Διάρκεια τήρησης, Προστασία και Αποθήκευση των προσωπικών δεδομένων.

α. Η Εταιρεία διατηρεί τα προσωπικά στοιχεία του Ενδιαφερόμενου προκειμένου να τα χρησιμοποιήσει για τους παραπάνω σκοπούς, για χρονικό διάστημα που δεν είναι μικρότερο των δώδεκα (12) μηνών και δεν υπερβαίνει τους είκοσι τέσσερεις (24) μήνες. Την 31η Δεκεμβρίου κάθε έτους διαγράφονται ή καταστρέφονται αντίστοιχα τα προσωπικά στοιχεία που έχουν χορηγηθεί από τους Ενδιαφερόμενους εντός του προηγούμενου ημερολογιακού έτους από τα συστήματα και αρχεία στα οποία τηρούνται, χωρίς δυνατότητα επανάκτησής τους, εκτός εάν υφίσταται νόμιμη υποχρέωση διατήρησής τους για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα ή εάν ο Ενδιαφερόμενος με προηγούμενη αίτησή του ζητήσει την περαιτέρω διατήρηση τους, ενόψει τυχόν ευκαιριών πρόσληψης ή συνεργασίας. Η Εταιρεία και οι εκτελούντες την Επεξεργασία(υπό Α γ.) θα διαγράψουν τα παραπάνω στοιχεία πριν την εκπνοή του παραπάνω διαστήματος διατήρησής τους στις περιπτώσεις: (i) που το ζητήσει με γραπτή αίτηση του ο Ενδιαφερόμενος – υποκείμενο των δεδομένων, (ii) που η Εταιρεία δεν επιθυμεί την περαιτέρω διατήρησή τους ή υποχρεούται στην διαγραφή τους, με ενημέρωση του Ενδιαφερόμενου στις περιπτώσεις που προβλέπεται.

β. Η Εταιρεία δεσμεύεται ότι τόσο η ίδια όσο και οι συνεργαζόμενες με αυτήν εταιρείες λαμβάνουν όλα τα εύλογα μέτρα για την ασφάλεια των προσωπικών πληροφοριών και του απόρρητου τoυ Ενδιαφερόμενου για την αποφυγή τυχαίας απώλειάς τους ή/και για την μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση ή χρήση τους. Ειδικότερα η Εταιρεία (i) λαμβάνει τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, συμπεριλαμβανομένης της κρυπτογράφησης, τα οποία επανεξετάζει τακτικά και (ii) τα προστατεύει με συνδυασμό φυσικών και πληροφοριακών μέτρων ασφάλειας, συμπεριλαμβανομένων των ελέγχων πρόσβασης που περιορίζουν τον τρόπο επεξεργασίας και χρήσης τους. Κάθε Ενδιαφερόμενος πρέπει να λάβει υπόψιν ότι η μετάδοση πληροφοριών μέσω του διαδικτύου δεν είναι απολύτως ασφαλής και παρόλο που η Εταιρεία καταβάλλει κάθε προσπάθεια για την προστασία των προσωπικών του στοιχείων, δεν μπορεί να εγγυηθεί την ασφάλειά των πληροφοριών που μεταδίδονται μέσω ηλεκτρονικών μέσων και η διαβίβαση τους πραγματοποιείται με ευθύνη του Ενδιαφερόμενου.

γ. Τα προσωπικά στοιχεία των Ενδιαφερόμενων που συλλέγει τηρεί και επεξεργάζεται η Εταιρεία και η εταιρεία «Bold Ogilvy Ανώνυμη Εταιρεία Επικοινωνίας» αποθηκεύονται ηλεκτρονικά στα κεντρικό server των εταιρειών σε ιδιωτικό σημείο και σε αντίγραφα ασφαλείας (back up) που τηρούνται εντός και εκτός των εγκαταστάσεών τους, και σε φυσικό-έγχαρτο αρχείο. Τα στοιχεία που συλλέγει από τους Ενδιαφερόμενους και τα επεξεργάζεται μέσω των υπηρεσιών της workable μπορεί να μεταφερθούν και αποθηκευτούν εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (Ε.Ο.Χ). Επίσης μπορεί να υποβληθούν σε επεξεργασία από προσωπικό που λειτουργεί έκτος ΕΟΧ και παρέχει υπηρεσίες στην workable ή σε προμηθευτές της. Ενδιαφερόμενος που υποβάλει τα προσωπικά δεδομένα του μέσω της πλατφόρμας της workable, αποδέχεται την διαβίβαση, αποθήκευση, επεξεργασία τους ως άνω και κατά τους ειδικότερους όρους της πολιτικής απορρήτου (Privacy Notice) και της πολιτικής διαχείρισης απορρήτου προσλήψεων (Recruitment Privacy Notice Template) που η διαδικτυακή πλατφόρμα «workable.com», έχει θεσπίσει.

Ε. Δικαιώματα των Ενδιαφερόμενων

α. Κάθε Ενδιαφερόμενος έχει τα ακόλουθα δικαιώματα σε σχέση με τα προσωπικά στοιχεία του που χορηγεί στην Εταιρεία με τους τρόπους και τα μέσα που περιγράφονται στην παρούσα πολιτική: (i) πρόσβαση σε αυτά (ii) υποβολή αίτησης διόρθωσης τυχόν λαθών, παραλείψεων, παραδρομών κλπ στις πληροφορίες του που τηρεί η Εταιρεία (iii) υποβολή αίτησης διαγραφής των προσωπικών στοιχείων που τον αφορούν ή περιορισμού της χρήσης τους, (iv) λήψη των προσωπικών στοιχείων που έχει χορηγήσει στην Εταιρεία σε δομημένη, ευρέως χρησιμοποιούμενη και αναγνώσιμη μορφή και περαιτέρω διαβίβασής τους σε τρίτους σε ορισμένες περιπτώσεις, (v) αντίταξη στην επεξεργασία των προσωπικών του στοιχείων για άμεσο μάρκετινγκ, (vi) αντίταξη σε αποφάσεις που λαμβάνονται με αυτοματοποιημένα μέσα που παράγουν έννομές συνέπειες για αυτόν ή τον επηρεάζουν σημαντικά, (vii) περιορισμό της επεξεργασίας τους σε ορισμένες περιπτώσεις και (viii) υποβολή καταγγελίας ενώπιον των αρμοδίων αρχών και οργάνων.

β. Στο σχετικό αίτημα Ενδιαφερόμενου, η Εταιρεία θα απαντήσει στον προβλεπόμενο από τις οικείες διατάξεις χρόνο και αν τυχόν αυτό συνεπάγεται διοικητικό κόστος, θα τον ενημερώσει σχετικά. Για κάθε περίπτωση από τις προαναφερόμενες καθώς και όταν ο Ενδιαφερόμενος επιθυμεί περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο η Εταιρεία επεξεργάζεται τα προσωπικά του στοιχεία, μπορεί να υποβάλει σχετικό αίτημα στην παρακάτω υπό Ζ. αντίστοιχη ηλεκτρονική διεύθυνση.

ΣΤ. Χρήση Cookies – Σύνδεσμοι σε ιστότοπους τρίτων.

α. Στον Ιστότοπο μπορεί να χρησιμοποιηθούν cookies και παρόμοιες τεχνολογίες. Το cookie είναι ένα μικρό αρχείο δεδομένων που ορισμένες ιστοσελίδες εγκαθιστούν στον σκληρό δίσκο του χρήστη όταν τις επισκέπτεται. Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθούν web bugs, clear gifs και παρόμοιες τεχνολογίες που συλλέγουν δεδομένα παρόμοια με εκείνα που συλλέγει ένα cookie. Ένα αρχείο cookie, μπορεί να περιέχει διάφορους τύπους πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένου ενός αναγνωριστικού χρήστη που χρησιμοποιεί ο ιστότοπος για την παρακολούθηση των σελίδων που έχει επισκεφτεί ο χρήστης.

β. Τα περισσότερα προγράμματα περιήγησης είναι ρυθμισμένα για να δέχονται cookies. Ωστόσο, o Ενδιαφερόμενος χρήστης – επισκέπτης του Ιστότοπου μπορεί να ρυθμίσει το πρόγραμμα περιήγησής του για να απορρίψει τα cookies ή να επισημάνει πότε λαμβάνει ένα cookie ή και να καθαρίσει το πρόγραμμα περιήγησης από cookies. Ενδεχόμενα να χρειαστεί να συμβουλευτεί τις οδηγίες του προγράμματος περιήγησης για τις παραπάνω λειτουργίες. Εάν επιλέξει να απενεργοποιήσει τα cookies ή αρνηθεί να τα αποδεχθεί, ενδέχεται να μην μπορεί να χρησιμοποιήσει όλες τις δυνατότητες της ιστοσελίδας. Σε περίπτωση που Ενδιαφερόμενος επισκεφθεί Ιστότοπο ενδέχεται να ενεργοποιηθούν cookies, όπως περιγράφεται στη σχετική πολιτική απορρήτου του οικείου ιστότοπου, οπότε θα πρέπει να ελέγξει την πολιτική απορρήτου που τον διέπει.

γ. Η Εταιρεία ενδέχεται να παρέχει συνδέσεις με άλλους ιστότοπους οι οποίοι δεν λειτουργούν ούτε ελέγχονται από την Εταιρεία και δεν είναι υπεύθυνη για το περιεχόμενο τους ή για τον τρόπο συλλογής, χρήσης και επεξεργασίας των προσωπικών στοιχείων των επισκεπτών τους. Οι ιστότοποι τρίτων διαθέτουν δικές τους πολιτικές απορρήτου που εξηγούν τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιούν και μοιράζονται τα προσωπικά στοιχεία των επισκεπτών τους και οι τελευταίοι θα πρέπει να εξετάσουν προσεκτικά τις πολιτικές απορρήτου πριν χρησιμοποιήσουν αυτούς τους ιστότοπους για να βεβαιωθούν για τον τρόπο συλλογής και χρήσης τους.

Ζ. Επικοινωνία – Διαχείριση Αιτημάτων.

Κάθε Ενδιαφερόμενος μπορεί να υποβάλει οποιαδήποτε ερώτηση, σχόλιο, απορία σχετικά με την χρήση των προσωπικών στοιχείων του που έχει χορηγήσει στην Εταιρεία:

(α) με ηλεκτρονικό μήνυμα (e-mail) στην ΕΙΔΙΚΗ ηλεκτρονική διεύθυνση για θέματα απορρήτου contact@sohosquare.gr και θα λάβει απάντηση το συντομότερο δυνατό,

(β) εγγράφως με συστημένη επιστολή στην Εταιρεία (Κομοτηνής 4, 153.44 Γέρακας), υπόψιν της Άννας Πρωτοψάλτη και θα λάβει απάντηση το συντομότερο δυνατό και

(γ) μπορεί να ασκήσει καταγγελία ενώπιον της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 115 23, Αθήνα, Τηλεφωνικό Κέντρο: +30- 6475600, Fax: +30-210 6475628, complaints@dpa.gr